Economische Faculteitsvereniging Rotterdam (EFR)

Want create site? With Free visual composer you can do it easy.
Integraal klantbeeld is voorwaarde

efrOver EFR
De EFR is de Economische Faculteitsvereniging Rotterdam, verbonden aan de Erasmus Universiteit en de Economische Faculteit, ESE. De vereniging richt zich op alle bachelor Economiestudenten en het geheel aan Economische Masterstudenten en wordt bestuurd door studenten die voor een jaar gekozen worden in een bestuur.

Het motto van EFR is: “Bridging the gap between theory and practice.” Een van de belangrijkste doelstellingen van EFR is dan ook het begeleiden van studenten bij het vormgeven van hun carrière. De activiteiten van EFR zijn gericht op het leggen van contact tussen studenten en bedrijven. EFR doet dat middels het organiseren van evenementen, lezingen en biedt bedrijven de mogelijkheid om zichzelf (uit naam van EFR) te profileren bij studenten.

Doordat CRM excellence de bijzondere dynamiek in onze organisatie goed aanvoelde, wisten we snel tot de kern van de problematiek te komen. De voorselectie van pakketten en leveranciers heeft ons veel tijd gescheeld waardoor we snel tot een besluit konden komen.
Sten Boerkamp, Marketing & IT Officer EFR

De vraag van de klant
Om haar doelstelling te kunnen realiseren wil EFR inzicht hebben in de studie- en carrière gerelateerde activiteiten van haar leden. Op basis daarvan kan namelijk een goede match gemaakt worden met de mogelijkheden die bedrijven bieden. Ook kan op deze manier de service richting bedrijven worden verbeterd door ze de gelegenheid te bieden in contact te komen met talentvolle studenten.

Een goed integraal klantbeeld is natuurlijk een noodzakelijke randvoorwaarde om deze ambitieuze doelstellingen te kunnen verwezenlijken. Door de jaren heen waren daarom steeds stukjes nieuwe functionaliteit in en naast het bestaande CRM systeem ontwikkeld.

Daarnaast waren systemen (bijv: voor webshop, events en emailmarketing en enquêtes en webformulieren) in gebruik genomen die onvoldoende waren geïntegreerd en van het maken van een integraal klantbeeld een complexe aangelegenheid maakten.

Kortom: er was behoefte aan een ‘reset’ van de gehele CRM-omgeving en dus een selectie van een nieuw gebruiksvriendelijk CRM systeem dat kon meegroeien met de ambities van EFR.

EFR benaderde CRM excellence om hen te begeleiden bij het oplossen van het vraagstuk. Al snel bleek dat de nuchtere, praktijkgerichte aanpak van CRM excellence goed aansloot bij de Rotterdamse ‘geen woorden maar daden’ mentaliteit. Bovendien kon CRM excellence vanuit haar commercieel en inhoudelijk onafhankelijke positie EFR optimaal adviseren.

Onze aanpak
Om goed te kunnen vaststellen welke zaken ‘echt noodzakelijk’ en welke ‘later pas belangrijk’ waren werd in eerste instantie een grondige analyse van de CRM-omgeving gemaakt. Hiermee werd in kaart gebracht waarvoor de verschillende randsystemen en databases gebruikt werden en welke als ‘must have’ voor het nieuwe systeem aangemerkt konden worden.

Hierdoor kon een schets gemaakt worden van de nieuwe CRM-omgeving en kon CRM excellence op basis van de uitgebreide beschikbare marktkennis een voorstel doen voor een shortlist met leveranciers die goed pasten bij de aard van het vraagstuk en (niet onbelangrijk) de aard van de organisatie.

Standaard en ‘in the cloud’
De CRM-analyse was zo opgezet dat deze meteen gebruikt kon worden in een RFP die aan de leveranciers op de shortlist werd toegezonden. Omdat EFR een duidelijke wens had voor standaard en gebruiksvriendelijke software ‘in the cloud’, stelden we leveranciers voor de uitdaging om in hun eerste presentatie meteen een werkende demo-omgeving te tonen met daarin de ‘must-have’ functionaliteiten.

Dit gegeven vormde een goed selectiecriterium omdat niet iedereen daar aan kon of wilde voldoen. EFR was bereid om daar waar nodig haar werkwijze aan te passen op de werking van de standaard oplossing onder het motto ‘als het niet kan zoals het moet, dan moet het maar zoals het kan’. In de praktijk blijkt dan dat er toch heel veel mogelijk is, tegen acceptabele investeringen.

We hebben uiteindelijk gekozen voor Microsoft CRM omdat dit pakket het best aan onze wensen met betrekking tot flexibiliteit, schaalbaarheid en beperkte beheerkosten kon voldoen. Daarnaast heeft de sterke verwevenheid van Microsoft CRM met het veel gebruikte Outlook en Office grote voordelen met betrekking tot de inleertijd van nieuwe gebruikers.
Sten Boerkamp, Marketing & IT Officer EFR

Resultaat
De analyse zorgde voor het aanscherpen van de CRM visie en creëerde duidelijkheid over wat wel en wat niet mogelijk is binnen grenzen van tijd en budget. Door het opstellen van een scherp omkaderd RFP kon vooraf een goede schifting gemaakt worden van pakketten zodat er met een korte shortlist gewerkt kon worden. Dit minimaliseerde de investering in tijd en kosten.

De leveranciers stonden voor de uitdaging om meteen in de eerste kennismaking met een werkende demo te komen, die aansloot op de specifieke wensen van de klant. Het gebruik van dit criterium zorgde ervoor dat alleen de leveranciers die ervaringen hadden met de implementatie van de specifieke functionaliteiten en dus tegen lage kosten konden implementeren, meedongen naar de opdracht. Met uiteraard een groot voordeel voor EFR!

Door het strak plannen en aansturen van het selectietraject zijn we er samen in geslaagd om een goed onderbouwde keuze te maken voor een systeem dat uitstekend past bij de functionele wensen van EFR en tegelijkertijd voor een passende implementatiepartner.

Kijk voor meer informatie over EFR op www.efr.nl

Download deze klantcase

Did you find apk for android? You can find new Free Android Games and apps.